Introducción a la Administración y Operaciones
Un recorrido por los enfoques, teorías y principios fundamentales de la gestión organizacional.
Historia de la Administración
Sócrates (470 AC)
Expuso la administración como una habilidad personal, separada del conocimiento técnico y la experiencia.
Revolución Industrial (S. XVIII)
El poder de las máquinas sustituyó la fuerza humana, moviendo la manufactura de hogares a fábricas.
Adam Smith (1776)
Introdujo conceptos clave como la especialización del trabajo y la asignación de tareas específicas y repetitivas.
Enfoques Principales de la Administración
Enfoque Clásico
Enfatiza la racionalidad y la eficiencia. Incluye la Administración Científica de Frederick W. Taylor (definir la «mejor forma» de hacer el trabajo) y la Teoría General de la Administración de Henri Fayol (las 5 funciones: planificación, organización, dirección, coordinación y control) y Max Weber (Burocracia).
La Empresa como Sistema
La empresa es un sistema sinérgico y recursivo. No es solo la suma de sus partes (hombres, máquinas, dinero), sino una totalidad mayor que la adición de sus recursos.
Sinergia (2 + 2 = 5)
El todo es diferente (y generalmente más) que la suma de sus partes. Los componentes interactúan y producen un resultado distinto.
«No da lo mismo ingerir una frutilla y luego la crema, a saborear un postre de frutillas con crema. El postre es una totalidad diferente.»
Recursividad
La empresa forma parte de sistemas mayores (suprasistemas, como el país o la comunidad) y a su vez está integrada por sistemas menores (subsistemas, como sus departamentos o empleados).
Relaciones Externas e Internas
El Proceso Administrativo
Planeación
Definir objetivos y establecer estrategias para lograrlos.
¿Qué se quiere hacer?
Organización
Disponer y estructurar el trabajo para lograr los objetivos.
¿Cómo se va a hacer?
Dirección
Motivar, orientar y coordinar las acciones del personal.
Ver que se haga
Control
Supervisar las actividades, asegurando que se realicen según los planes.
¿Cómo se ha realizado?
Planeación
Es el proceso a través del cual una empresa analiza su entorno, elabora objetivos y diseña estrategias y cursos de acción para alcanzarlos. Es la primera función de la administración.
1. Base para las demás funciones
Permite organizar recursos, coordinar tareas y controlar resultados (comparando lo obtenido con lo planificado).
2. Reduce la incertidumbre
Minimiza los riesgos al analizar la situación actual y los posibles sucesos futuros, permitiendo trazar cursos de acción.
3. Genera compromiso
Motiva a los miembros de la empresa al generar identificación con los objetivos y su consecución.
Tipos de Planificación
Planificación Estratégica
Proceso a largo plazo originado en los niveles superiores. Considera factores externos e internos (Análisis FODA).
- Define la misión, visión y valores.
- Busca la permanencia en el tiempo.
- Establece grandes lineamientos (general).
Planificación Operativa
Formulación de planes específicos para aplicar las políticas y cumplir objetivos. Es a corto y mediano plazo.
- Define: Qué, cómo, cuándo, quién, dónde y con qué.
- Énfasis en los aspectos del «día a día».
- Incluye metas, actividades, plazos y responsables.
Diagrama de Planificación Estratégica
Cultura de Empresa
Conjunto de experiencias, hábitos, costumbres, creencias y valores que todas las personas de una organización imprimen en la empresa.
Crear Cultura: Paso a Paso
Crear equipo
Definir objetivos
Analizar cultura actual
Definir cultura deseada
GAP actual y deseada
Plan de cultura
Implantar plan y cambios
Celebrar y seguir
¿Cómo la analizamos?
- Observamos personas
- Examinamos oficinas
- Analizamos documentación
- Entrevistas personales
- Focus group
- Cuestionario de cultura
- Consultoras profesionales
¿Cómo la transmitimos?
- Historias y Rituales
- Símbolos materiales y Lenguaje
- Culture book
- Compromiso de dirección
- Interacción entre empleados
- Procesos de selección y Onboarding
- Dinámicas de empresa y Eventos
Importancia de la Cultura
no trabajaría para una empresa con mala reputación.
asegura que formar parte de la cultura les importa.
considera clave de valores persona-empresa.
afirma haber elegido una empresa por ajuste con la cultura.
ha abandonado una empresa por la cultura de esta.
de directores de talento asegura que una cultura fuerte facilita captar talento.
Emprendimiento y Creación de Empresa
Una manera de pensar, sentir y actuar, buscando iniciar, crear o formar un proyecto a través de la identificación de ideas y oportunidades de negocios.
Emprendedor
Individuo que, por iniciativa propia, genera un nuevo proyecto (generalmente un negocio) que involucra riesgo e incertidumbre.
Proactividad
Asumir el pleno control de la conducta de modo activo, tomando iniciativa para generar mejoras y haciendo que las cosas sucedan.
Stakeholders
Personas, grupos o entidades que tienen interés en una empresa y se ven afectados por sus actividades (empleados, clientes, gobierno, etc.).
Ventajas de Emprender
- Autonomía
- Desafío
- Control financiero
Desventajas de Emprender
- Sacrificio personal
- Sobrecarga de responsabilidades
- Margen de error pequeño
10 Mitos del Emprendimiento
- Los emprendedores son ejecutores, no pensadores.
- Los emprendedores nacen, no se hacen.
- Los emprendedores siempre son inventores.
- Son académicos o personas extrañas socialmente.
- Los emprendedores deben encajar en el «perfil».
- Todos los emprendedores necesitan dinero.
- Todos los emprendedores necesitan suerte.
- La ignorancia es dicha para los emprendedores.
- Buscan éxito, pero experimentan altas tasas de fracaso.
- Los emprendedores toman altos riesgos.
Modelo Canvas
Herramienta para testear y validar modelos de negocio, recordando que tu servicio o producto siempre debe incluir creatividad e innovación.
Socios Claves
Gente clave con la que debes interactuar para que la propuesta de valor suceda.
Actividades Clave
Actividades que corresponden al desarrollo del modelo de negocio para que tenga éxito.
Propuesta de Valor
¿Qué tiene usted que no tengan los demás y la gente esté dispuesta a pagar?
Relación con Clientes
¡Tu cliente es lo más importante! Define el tipo de relación que vas a tener con él.
Segmento de Clientes
Definir el público meta, qué problemas y necesidades tienen.
Recursos Clave
¿Qué necesitas para que funcione el modelo de negocio?
Canales
¿De qué manera la propuesta de valor va a llegar al segmento de clientes?
Estructura de Costos
¿Cuál es la inversión? Determinar costos fijos y variables.
Fuente de Ingresos
¿Cuál es la rentabilidad? Identifica cómo y dónde van a llegar tus ingresos.
Análisis Estratégico
Análisis FODA (SWOT)
Una herramienta para identificar Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, con el objetivo de formular estrategias.
Análisis Interno (Controlable)
Factores positivos internos. ¿Qué me hace distinguir de los demás positivamente?
Factores negativos internos. ¿Qué aspectos negativos puedes mejorar por ti mismo?
Análisis Externo (No Controlable)
Factores positivos a aprovechar. ¿Tendencias a favor? ¿Cambios en el mercado?
Riesgos que pueden desviar del resultado. Son externos y no están bajo nuestro control.
Estrategias Derivadas del FODA
De Éxito (FO)
¿Cómo usar nuestras fortalezas para aprovechar nuestras oportunidades?
De Adaptación (DO)
¿Cómo aprovechar las oportunidades para corregir nuestras debilidades?
De Reacción (FA)
¿Cómo usar nuestras fortalezas para mitigar las amenazas?
De Supervivencia (DA)
¿Cómo podemos mantenernos en pie con las amenazas vistas?
Análisis PEST
Analiza factores Políticos, Económicos, Socio-Culturales y Tecnológicos del entorno que pueden afectar a la empresa.
Político-Legales
- Estabilidad del gobierno
- Política fiscal
- Legislación laboral
- Leyes de protección medioambiental
- Legislación comercio exterior
Económicos
- Tendencias del PIB
- Tipos de interés
- Inflación y Paro
- Renta disponible
- Mercado energético
Socio-Culturales
- Demografía
- Distribución del nivel de renta
- Cambios del estilo de vida
- Actitudes (trabajo, ocio)
- Niveles de formación
Tecnológicos
- Gasto público en I+D
- Nuevos desarrollos
- Rapidez en la transferencia
- Tasas de obsolescencia
- Acceso a la tecnología
Modelo de 5 Fuerzas de Porter
Analiza la estructura de un sector industrial para determinar la intensidad de la competencia y la rentabilidad.
Amenaza de Nuevos Entrantes
Poder de los Proveedores
Poder de los Compradores
Amenaza de Productos Sustitutos
Organización como Función Administrativa
Es la segunda fase del proceso administrativo. Establece la división del trabajo y la estructura necesaria para el funcionamiento, articulando recursos y designando responsabilidades para alcanzar las metas fijadas.
Objetivos de la Organización
- Establecer departamentos o áreas funcionales.
- Definir jerarquías (autoridad y responsabilidad).
- Definir labores de cada miembro (descripción de puestos).
- Definir la cadena de mando (quién reporta a quién).
- Crear el organigrama como estructura resultante.
Características (Organigrama)
- Títulos: Muestran el trabajo desempeñado.
- Cuadros: Representan trabajos distintos.
- Líneas: Representan la relación superior-subordinado.
- Capas Horizontales: Indican niveles de administración; unidades en el mismo rango reportan a la misma persona.
Tipos de Departamentalización
Creación de nuevas unidades u órganos de la organización con el mismo nivel jerárquico. La agrupación puede ser por:
Por Función
Agrupación por funciones administrativas (Producción, Mercadeo, Finanzas, RRHH).
Por Producto o Servicio
Agrupación de acuerdo a los productos o servicios que ofrece la empresa.
Por Territorio o Geografía
Agrupamiento de actividades en relación con la localización (Gerencia Norte, Sur, Centro).
Por Clientes
Agrupamiento por tipo de personas para quienes el trabajo es ejecutado (Banca de Comunidad, Banca Institucional).
Por Proyecto
Diseñada con base en los proyectos que la empresa desarrolla (típica en consultoría).
Por Procesos
Común en manufactura, agrupa actividades por proceso o tipo de equipo (Troqueladoras, Soldadura).
Estrategia Organizacional
Las organizaciones deben enfrentar constantemente cambios producidos por un contexto cambiante. Esta estrategia se desarrolla en 7 pasos clave:
Analizar el Contexto
- Factores Externos: Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Legales (PESTL).
- Factores Internos: Propuesta de valor, Modelo de negocio, Servicios, Análisis F.O.D.A.
Escenarios Futuros
- Definir posibles escenarios futuros (7 años es razonable).
- Establecer el «mejor caso» y el «peor caso».
Valores Claros
- Expresan lo que es importante para la empresa.
- Se difunden mediante rituales, historias o símbolos.
Visión Clave «CALE»
- Elaborada en base al F.O.D.A.
- Expresa una imagen difusa de cómo debería ser el futuro.
- No necesariamente realista, debe ilusionar.
- Incluir asociaciones positivas y establecer la dirección.
Metas Tangibles
- Son necesarias además de la visión idealista.
- Sin ellas, es complicado realizar acciones y proyectos a largo plazo.
Misión
- Suele expresar las fortalezas de la organización.
- Se usa seguridad y autoestima para trasladarlas al público.
Formulación
- Formular iniciativas, programas y proyectos estratégicos para alcanzar la visión, misión y metas.
- Aquí empieza la tarea de desarrollar la estrategia.
- Debe afrontarse una vez al año.
Profundizando en la Dirección
Factores Humanos en la Administración
Los administradores deben conocer los papeles, individualidad y personalidad de las personas.
Multiplicidad de Papeles
Los individuos interactúan en muchos sistemas sociales (trabajo, familia, etc.).
No Existen Personas Promedio
Cada individuo es único (necesidades, ambiciones, habilidades).
Importancia de la Dignidad Humana
Tratar a todos con respeto, sin importar el puesto.
Consideración de la Persona Íntegra
Ver a la persona en su totalidad, no solo características aisladas; considerar influencias externas.
Estilos de Dirección (McGregor & Ouchi)
Teoría X
- Vigilancia y fiscalización
- Desconfianza
- Imposición, no delega
- Centralización, Autocracia
- Personas como recurso
Teoría Y
- Autocontrol y autodirección
- Confianza
- Libertad, delega
- Descentralización, Democracia
- Personas como socios
Teoría Z (Japonesa)
- Empleo a largo plazo
- Ascensos lentos
- Participación y consenso
- Involucramiento
Empowerment
Crear un ambiente donde los empleados sientan influencia real sobre calidad, servicio y eficiencia, generando compromiso y autocontrol. Los administradores ceden parte de su autoridad decisional.
Teorías de Motivación
Administración de Personal (RRHH)
Sistema de actividades interdependientes (planeación, dotación, remuneración, capacitación, relaciones laborales) necesarias para incorporar y sostener un alto desempeño de los empleados, buscando eficiencia y equidad.
Objetivos Principales
- Regular relaciones laborales de forma justa y técnica.
- Elevar productividad y eficiencia organizacional.
- Satisfacer requisitos mínimos de bienestar.
- Resolver problemas eficazmente.
El Rol del Líder en la Comunicación Interna
Los líderes y mandos medios son cruciales para canalizar la información. Su falta de comunicación genera problemas significativos.
Consecuencias de la Falta de Comunicación del Líder
Cómo Resolver el Problema
- Compromiso y respaldo de la alta dirección.
- Declarar claramente en reuniones gerenciales la necesidad de bajar información.
- Planificar qué, cuándo, a quién y por qué comunicar (evitar el azar).
- Apelar a la espontaneidad, compromiso y habilidades del líder para comunicaciones activas y clima grato.
- Formar a los líderes en comunicar y escuchar bien (desarrollar capacidades).
Control de Gestión
Conjunto de procedimientos y técnicas, especialmente cuantitativas, que ayudan a una gestión planificada y ordenada, mejorando la eficiencia en el logro de objetivos estratégicos. Es un proceso de retroalimentación sobre el uso eficiente de recursos.
Condicionantes del Control
- Entorno: Estable, dinámico, cíclico (la adaptación es clave).
- Objetivos de la empresa: Rentabilidad, crecimiento, sociales, etc.
- Estructura organizacional: Funcional o divisional.
- Tamaño de la empresa: Relacionado con centralización/descentralización.
- Cultura de la empresa: Relaciones humanas, incentivos, motivación.
Objetivo Principal
«Motivar el recurso humano a colaborar en el cumplimiento de los objetivos institucionales, contribuyendo a un desarrollo organizacional permanente, el cual permite la estabilidad y continuidad en el tiempo de la empresa».
Características del Control de Gestión
Totalidad
Cubre todos los aspectos de la empresa.
Equilibrio
Cada aspecto tiene su peso justo.
Generalidad
Analiza situaciones en términos generales.
Oportunidad
Tiende a ser preventivo, no solo al final.
Eficiencia
Busca objetivos apuntando al centro del problema.
Integración
Contempla factores dentro de la estructura.
Creatividad
Búsqueda continua de indicadores y estándares.
Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)
Variables, factores o unidades de medida estratégicas que influyen directamente en las decisiones de la empresa.
Criterios SMART para KPIs
¿Cómo Establecer KPIs?
- Revisar los objetivos empresariales.
- Analizar el rendimiento actual de la empresa.
- Establecer objetivos KPI a corto y largo plazo (SMART).
- Revisar los objetivos KPI en equipo.
- Revisar el progreso y hacer los ajustes necesarios.
3 Consejos para Definir KPIs
- Criterios básicos: Deben permitir medir realmente rendimiento y evolución.
- Establecer comparaciones: Analizar desempeño en diferentes periodos para ver si las mejoras funcionan.
- Cambiar comportamientos: Aprovechar resultados (aumento, disminución, estabilidad) para cambiar comportamientos, no solo medir.